هنر برقراری ارتباط

جـمـع کـثـیری از مـدیران بـرجسـته بـا اتکا به برنامه ریزی و
بـرخورداری از مهارت هـای اجـرایی از نـردبـان شـغـلی بـالا
آمـده اند. اما برتری آنـهایی کـه هـمـیشه در صـدر هسـتند
تـوانـایـی فـوق الـعـاده شـان در بـرقـراری ارتـبـاط با سایرین
است.

در هنگام تاسیس یک شرکت موارد مختلفی در نظر گرفته
میشود که یکی از آنها مهارتهای اجرایی است. موسسات
و ارگان هـا بـرای ایــجاد این توانایی در میان کارمندان خود
شعب مختلفی را بـصـورت غیر ضروری به این امر اختصاص
مـی دهـنـد و در مـقـابـل هیـچ هــزینه ای را صرف ارتباطات
عـمـومی نـمی کنند. البته این بدان معنا نیست که اقشار
مـخـتــلف جامعه، رسانه های گروهی و سرمایه گذاریها بر
روی ارتباطات امری بلا استفاده و بی مورد به شمار می رود بلکه برعکس اولین رکن اساسی برای دستیابی به موفقیت در هر شرکتی قابلیت انتقال عقاید و اهداف و خدمات آن به مراجعین می باشد و برای توسعه شرکت می بایست بالاجبار بر روی ارتباطات به طور گسترده حساب باز کرد.

همانطور که مشاهده می کنید، در این قسمت دو مولفه اصلی وجود دارد: ارتباطات و زمانبندی. در این مقاله نکاتی پیرامون بهبود مهارت های ارتباطی و روابط عمومی در سطوح مختلف توسعه یک موسسه و یا هر ارگان دیگر فراهم آمده است.

پیش از اینکه دست به اقدام هر گونه کاری بزنید اهداف اصلی خود را مشخص کنید. سپس آنها را به صورت تیتروار و کلاسه شده به دفتر سرپرست بخش ببرید و یا به نشانی آدرس الکترونیکی او بفرستید. لازم است که بدانید چه مطلبی را می خواهید انتقال دهید، اگر مطلبی برای خود شما واضح نباشد چطور می توانید از دیگران انتظار داشته باشید که متوجه آن بشوند.

این امر از اصول اولیه ارتباطات به شمار می رود. اما متاسفانه بسیاری از افراد توانایی رعایت آنرا در امور روزمره شغلی خود ندارند. مپرسید چرا؟ خوب، به 2 دلیل:

1- به طور ارادی، اغلب افراد خط پایان را در ذهن خود مجسم می کنند اما از تجسم راه رسیدن به آن عاجز هستند

به صورت ناخودآگاه انسانها به طور قطع تنها با تکیه بر عقاید شخصی خود از مسیر مستقیم منحرف خواهند شد. ما به اعتبار، مقام و منزلت خود اطمینان کامل داریم و تصور می کنیم به هر طریقی که پیام خود را انتقال دهیم، نتیجه مطلوب از آن ماست. چنین تصوری یکی از مخاطره آمیز ترین موانع در مسیر استیلا و ارتقا فرد به درجات بالاتر به شمار می رود. هنگامیکه بر طبق عقاید خود بر روی نتیجه حساب باز می کنید در حالیکه واقعیت چیز دیگری است به ناچار از فتح خط پایان در می مانید. بنابراین داشتن اجحاف کامل نسبت به مطلب مورد نظر امری ضروری در راه مقابله با موانع موجود می باشد.

مفهوم اصلی گفته های خود را بر روی یک تکه کاغذ یادداشت کنید و آنرا به کناری بگذارید، روز بعد دوباره به آن مراجعه کنید و یکبار دیگر آنها را مرور کنید. هدف نهایی با توجه به خواستهای شما شکل می گیرد و مسیرهای مختلف برای رسیدن به آن پدیدار می شود. پس لازم است که زمانی را به مرور نکات کلیدی اختصاص دهید تا با آمادگی کامل به سمت هدف حرکت کرده، با موانع روبرو شوید و آنها را از بین برده و تمام تمرکز خود را بر روی نتیجه نهایی معطوف کنید.

2- اگرچه این کار مشکلی است اما متاسفانه بسیاری از صاحبان کالا و مشاغل توانایی تمیز دادن خودشان را از افکار و عقاید شخصی شان ندارند. بارها و بارها از خود سوال می کنند که چگونه می توانند بر روی دیگران ( چه اشخاص و چه شرکتها) تاثیر گذار واقع شده و خواست هایشان را بیان کنند.

به خاطر داشته باشید که هر چقد بیشتر بتوانید به داخل ذهن افراد نفوذ کنید، خیلی سریعتر می توانید آنها را در مورد پذیرش شرایط خود متقاعد کنید. البته منظور من این نیست که ذهن و افکار آنها را به بازی بگیرید، بلکه باید بدانید که نیازهای مراجعین چیست و یا به عبارت دیگر طرف مقابل خود را به خوبی بشناسید.

بیشتر افرادی که در یک شرکت و یا کارخانه کار می کنند، اهداف نسبتا مشابهی را دنبال می کنند و پایداری آنها در مواجهه با مشکلات مختلف تقریبا یکسان می باشد. به همین دلیل است که زمانیکه نظری مطرح می شود نتیجه کم وبیش یکسانی را در بر دارد.

قصد و نیت شما چیست؟
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
شما باید همیشه افکار خوب، زبان خوب و نیات خوب داشته باشید. تنها راه پیروزی و از بین بردن شک و تردید در طرف مقابل از این راه میسر خواهد شد. اهداف پر فضیلت را مد نظر خود قرار دهید و در راه رسیدن به آنها گام هایی از روی درستکاری بردارید. مردم هنگامی نیات شما را قبول دارند که به سخنان شما اعتماد داشته باشند و برای اینکه گفته های شما مورد قبول افراد شکاک قرار گیرد شما در وهله اول باید افکار درستی داشته باشید. بله، البته خیلی طبیعی است که میوه ممنوعه شما را اغوا کند و شما دچار وسوسه های شیطانی شوید، اما سعی کنید تا هیچ گاه مرتکب عملی نشوید که باعث شود صداقت شما زیر سوال رود. هنگامیکه توانایی رسیدن به اهداف را تنها با رعایت اصول اخلاقی پیدا کردید می توانید میوه ها و ثمره های ارزشمندتری را بدست آورید.

باید در زندگی خود پیروی از اصول اخلاقی را به صورت یک قانون در آورید. تنها راه موفقیت در کسب و کار و تجارت، توسعه منابع موجود بدون وجود وسوسه و فریب می باشد. گذشته از همه این ها اگر چنین مواردی را رعایت کنید روزی که نوبت به بررسی پرونده کاری شما می رسد و سرپرست بخش و یا کارفرما قصد تعیین حقوق و مزایای شما را داشته باشند با اعتماد به نفس کامل در جلسه مذکور حاضر خواهید شد. برای اینکه از درستی اعمال خود اطمینان کامل حاصل کنید در تمام مراحل زندگی خود با اتکا به نیروی ایمان و تقوی پیش روید تا در روز حساب در آرامش کامل به سر برید و هیچ گونه ترسی به دل راه ندهید.

شما باید همیشه نسبت به افراد دیگر نقطه نظر مثبت داشته باشید و برای آنها بهترین ها را آرزو کنید. تمام شکست ها و پیروزی ها ارتباط مستقیم با گفته ها و نیات درونی شما دارند. یک مدیر اجرایی اگر از مهارت های ارتباطی پایینی برخوردار باشد بدون شک در شغل خود موفق نخواهد بود، زیرا توانایی های او در انتقال مفاهیم کلیدی محدود است. مطمئن باشید که با زور و اجبار هیچ کاری از پیش نخواهد رفت- حال چه در زندگی شخصی و چه در زندگی شغلی –

موقعیت شناس باشید
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
یکی دیگر از مولفه های حیاتی برای ایجاد موفقیت به هنگام برقراری ارتباط درک مناسب از فضا و محیطی است که در آن به سر می برید. شاید به کار گیری یک روش خاص ارتباطی در مراحل اولیه کار، موفقیت را برای شما به ارمغان آورد اما ممکن است به کار گیری همان روش در مراحل بعدی خسارت های جبران ناپذیری را به کل مجموعه وارد آورد. به عبارت دیگر در نظر گرفتن مراحل رشد یک سازمان از اصول بنیادین موفقیت به شمار می رود.

مدیران اجرایی و مدیران روابط عمومی در ساختار یک شرکت منعکس کننده دو قطب مجزا هستند. شاید به عقیده بسیاری از افراد وظیفه مدیران اجرایی خطیرتر باشد، اما این نظر فاقد هر گونه استدلال علمی است. با رشد و توسعه شرکت، مدیریت در صورتی موفق خواهد شد که روابط عمومی قوی باشد. بدون وجود ارتباطات موثر شرکت وارد بیراهه خواهد شد و متاسفانه در بسیاری از موارد ما شاهد چنین اشتباهاتی هستیم. مشکل زمانی محسوس می شود که شرکت مورد نظر به اندازه کافی بزرگ باشد، زیرا باید زمان و هزینه بیشتری صرف شود تا خسارات وارده جبران گردند و امکان دارد که تا آن زمان کشتی به کلی به گل نشیند.

اگر می خواهید مدیر موفقی باشید – چه در راس یک بخش چه در یک سازمان بزرگ – باید نسبت به تمام نکات اجرایی آگاهی کامل داشته باشید اما در عین حال از مقوله روابط عمومی و ارتباطات نیز غافل نشوید. اگر به خوبی توجه کرده باشید، باید به این نتیجه رسیده باشید که تمام ابزار مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت در دستان شما قرار دارد و آن چیزی نیست جز "ارتباطات". لازم نیست که بر روی یک میز بلند بایستید و مرتب داد و فریاد راه بیندازید. کاری که باید انجام دهید این است که نسبت به همه چیز آکاهی داشته باشید. شما باید بدانید که در حال حاضر هر یک از کارکنانتان کجا هستند و مشغول انجام دادن چه کاری هستند. باید توانایی انتقال پیام خود را به دیگران داشته باشید. با توجه به شرایط محیط پیرامون شما ابزاو وتوانایی ها تغییر پیدا می کنند.

اگر احساس می کنید که شرکت با سرعت خیلی زیادی به جلو پیش می رود و متغیرهای ناپایدار بسیاری در اطراف شما به چشم می خورند بنابراین بهترین کاری که می توانید انجام دهید "دست نگه داشتن" است. حتی ترجیحا می توانید یک گام به سمت عقب نیز بردارید تا اتفاقات پیش روی خود با دید بازتری ببینید. دلیل موفقیت بسیاری از کارفرمایان بزرگ چیزی جز این نیست. آنها تیرهای خود را بیهوده به هدر نمی دهند. اول دامنه دید کامل را بدست می آورند، هدف گیری کرده و در آخر گلوله را شلیک می کنند. این کار زمان بیشتری را برای تفکر در اختیار آنها قرار می دهد.

از همین حالا برقراری ارتباطات را شروع کنید
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
شاید خیلی ها این توانایی را نداشته باشند که در آن واحد هم از عهده امور اجرایی برایند و هم ارتباطی. پس بهتر است که واقع گرا باشید. این مرحله درست زمانی است که هیئت نمایندگانتان به کمک شما خواهند شتافت. از پاره ای امور دست بکشید و وظیفه انجام آنها را به عهده دیگران بگذارید. این عمل خود نوعی برقراری ارتباط به شمار می رود. هنگامیکه مسئولیت ها کمتر شوند دید شما نسبت به مسائل مختلف بازتر شده و توانایی تحلیل و بررسی دیدگاههای مختلف را بدست می آورید و تصاویر بزرگتری در ذهن شما نقش می بندند.